Die Digitalisierung schreitet mit großen Schritten schnell voran. Besprechungen werden mittels Video- und Webkonferenzen geführt, das flexible Arbeiten bekommt eine immer größere Bedeutung – Stichpunkt aktuell: Social Distancing. Unternehmen tragen besonders in diesen Zeiten die Fürsorgepflicht für ihre Mitarbeiter, um deren Gesundheit und Wohlergehen zu schützen.
Change Management
Aber auch grundsätzlich verändert sich das Arbeitsleben. Die Rede ist von einer ausgewogenen Work-Life-Balance, von New Work, Homeoffice, Remote Work. Das bedeutet, dass bestehende, lang etablierte, effektive Arbeitsabläufe neu überdacht und der aktuellen Situation angepasst werden müssen – unter der Prämisse, die Leistungsfähigkeit des Unternehmens, der einzelnen Teams, eines jeden Mitarbeiters zu erhalten. Einige Mitarbeiter sind im Büro, andere befinden sich im Homeoffice. Die Herausforderung ist es, Besprechungen durchzuführen, als wären alle in einem Raum. Auch mit den Mitarbeitern, die unterwegs sind, im Außendienst oder auf der Baustelle. Gleichermaßen ist die Kommunikation mit Kunden, Partnern und Dienstleistern zu gewährleisten.
Sind Sie aufgestellt für das flexible Arbeiten?
Im virtuellen Büro zu arbeiten bedeutet, alle beteiligten Personen und Standorte zusammenzubringen: Für das Unternehmen muss sichergestellt sein, dass im Homeoffice oder von unterwegs effizientes und störungsfreies Arbeiten möglich ist. Für den Mitarbeiter kommt es darauf an, jederzeit auf Dokumente, Kalender, Aufgaben zugreifen und sich mit seinen Kollegen verständigen zu können. Und das, ohne sich mit der anzuwendenden Technik überfordert zu fühlen. Auch mit Kunden, Dienstleistern und anderen Externen muss der professionelle Austausch gewährleistet sein.
Das zielführende Arbeiten an unterschiedlichen Standorten erfordert technische Voraussetzungen, die den Aufgabengebieten und den räumlichen Gegebenheiten angepasst werden müssen. Auf Seiten des Unternehmens sind Meetingpoint, Besprechungs- und Konferenzraum in die neue Arbeitsumgebung einzubinden, es sind Möglichkeiten für virtuelle Besprechungen und Arbeitsgruppen zu schaffen.
Dabei ist die Hardware das eine – die Software und der Umgang der Mitarbeiter damit das andere. Microsoft Teams, Webex, Zoom oder Skype for Business – das Angebot von Kommunikationsplattformen ist vielfältig. Für eine Plattform oder die Kombination mehrerer Kommunikationswege entschieden, folgen Einrichtung und vor allem: Schulung der Mitarbeiter.
Regeln fürs Online-Meeting
Um Webkonferenzen erfolgreich, produktiv, zielorientiert durchführen zu können, bedarf es einiger Regeln. Die Mitarbeiter sind dahin gehend zu schulen und zu unterstützen, eine weitere Aufgabe der internen Kommunikation: So geht es zum einen darum, sicher im Umgang mit der Technik zu werden. Scheinbare Banalitäten bekommen Gewicht wie Pünktlichkeit, Kleidung, Mimik, Gestik, eine klare und verständliche Sprache, präzise Formulierungen, ausreden lassen. Wortbeiträgen zu folgen ist im Call anstrengender, als wenn man sich real gegenübersitzt – die Internetverbindung kann mal haken, die Sprachübertragung zeitverzögert oder das Bild verzerrt sein. Vereinbarungen zum Ablauf sollten getroffen sein, beispielsweise wie sich Teilnehmer zu Wort melden, ob sie ihren Namen kurz reinrufen oder über den Besprechungschat einwerfen, ob das Mikrofon stets ausgestellt und nur für einen Beitrag geöffnet wird. Ein Moderator sollte das Gespräch führen, auch das muss gelernt sein.
New Work nutzen
Auch wenn Corona einmal überwunden ist, so werden Web- und Videokonferenzen sicherlich fester Bestandteil der geschäftlichen Kommunikation bleiben, mehr Bedeutung im Arbeitsalltag haben. Laut einer aktuellen Erhebung von Suxeedo hat sich der Einsatz von Videokonferenzen als Kommunikationsinstrument seit Corona um 50 Prozent erhöht (s. schreibwert-Beitrag „Kommuniziere Dich aus der Krise“). Die Vorteile liegen klar auf der Hand: Wir sparen Zeit und Ressourcen, erfahren Flexibilität. Für Unternehmen bedeutet dies, sich darauf einzustellen, sich möglicherweise umzustellen, diese Chance des New Work für sich zu nutzen.
